En un momento en el que en el mundo profesional es cada vez más importante realizar una comunicación eficaz de nuestras organizaciones, proyectos y servicios debemos reflexionar sobre los factores de éxito de una presentación. Independientemente de la posibilidad de utilizar herramientas informáticas que facilitan esta labor y hacen visualmente atractivas las presentaciones no podemos olvidar que lo esencial para la eficacia de las mismas es su contenido y las habilidades de comunicación del ponente. Para ello tendremos en consideración una serie de factores previos que son los siguientes.
En primer lugar, es necesario determinar el objetivo de nuestra presentación, debemos plantearnos el objetivo que perseguimos. En este punto nos deberemos reflexionar sobre para qué la hacemos o qué buscamos con la misma. Lógicamente, no es igual una presentación para una reunión interna de nuestra empresa encaminada a explicar una nueva forma de trabajo que una para presentarnos ante un cliente como potencial proveedor. Debemos tener siempre en cuenta que ese objetivo debe ser el núcleo de nuestra presentación.
En segundo lugar, es fundamental tener en cuenta el público al que va dirigida nuestra presentación ya que este factor determinará el lenguaje oral/gestual que debemos utilizar para ser comprensibles y que la comunicación se produzca de la forma más fluida posible. En este apartado es muy importante la comunicación gestual, por lo que hay que cuidar nuestra apariencia y los gestos y actitudes que transmitimos para evitar mostrar inseguridad, desconfianza o malestar ante la situación sin perder la naturalidad ya que, de lo contrario, daremos una imagen negativa.
En tercer lugar, un factor determinante es el tiempo de que vamos a disponer ya que hay que atenerse al mismo sin extenderse. Por ello, es preciso estructurar correctamente nuestra presentación para comunicar todo lo que consideramos necesario manteniendo un ritmo de exposición constante. En este cálculo temporal debemos incluir el tiempo que necesitaremos para resolver incidencias o preguntas que pueda plantear el auditorio. Hay que tener siempre en cuenta que menos es más, es decir, ser breve y conciso, dejando tiempo suficiente para las dudas y la interacción con el público.
En cuarto lugar, es muy importante tener en cuenta la logística de los espacios y los medios técnicos de que disponemos para evitar sorpresas de última hora. Por ello, es muy recomendable tener un plan B, de forma que podamos realizar la presentación con éxito independientemente de que funcionen o no las herramientas que llevamos como apoyo ya que, en ningún caso, podemos quedarnos sin saber qué hacer. Piense que salir airoso de una situación como esa reforzará nuestra imagen de profesionalidad y competencia.
Una vez analizados estos condicionantes, vamos a analizar los factores de éxito de una presentación:
– Sencillez: utilicemos los medios técnicos que utilicemos, las presentaciones deben ser visualmente atractivas pero sencillas y sin exceso de texto. Éste es un apoyo para que la audiencia siga nuestro discurso pero el foco de atención debe estar en el ponente,
– No leer la presentación: da una imagen de inseguridad y monotonía nada atractiva para el público. El ponente debe apoyar el contenido con experiencias y ejemplos que atraigan la atención y otorguen dinamismo a la presentación.
– Estructura: la presentación debe estar bien estructurada para facilitar el seguimiento por el auditorio y lo más adecuado es un esquema sencillo tipo introducción / desarrollo en puntos diferenciados / conclusiones / espacio de dudas / agradecimiento por la atención recibida y despedida.
Por último, a modo de recomendación, recurriremos al viejo adagio de que “la práctica hace al maestro”. Si bien la capacidad de hablar en público y las habilidades de comunicación son innatas en algunas personas, hacer presentaciones es una habilidad aprendida que requiere de entrenamiento. Por tanto, las presentaciones deben ser escritas, ensayadas y pulidas hasta que sean satisfactorias y, cuantas más realice, más sencillo le resultará enfrentarse a su audiencia.